Privacyverklaring voor Recruitment (EU/UK)

Deze privacyverklaring is specifiek voor recruitment bij Resillion. We vinden het zeer belangrijk om de privacy en vertrouwelijkheid van de informatie die aan ons is toevertrouwd te beschermen, daarom verwerken we uw persoonlijke gegevens zorgvuldig en veilig.

Resillion is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en de Data Protection Act 2018 (UK GDPR).

Deze verklaring bevat de benodigde contactgegevens. Hierin wordt uitgelegd wat persoonlijke gegevens zijn, wat een verwerking van persoonlijke gegevens inhoudt en welke acties onder deze term vallen.

Verder beschrijft de verklaring ook de juridische grondslagen voor de verwerking van de persoonlijke gegevens van sollicitanten, hoe Resillion persoonlijke gegevens beschermt, hoe lang het de gegevens bewaart en hoe sollicitanten hun individuele rechten kunnen uitoefenen.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonlijke gegevens?

Resillion Belgium NV en/of Resillion UK Limited zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van relevante sollicitanten binnen de EU en het Verenigd Koninkrijk. Zie voor meer informatie de rubriek “Contact met ons opnemen”.

2. Welke soorten persoonlijke gegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens zijn alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Verschillende informatiebronnen die samen worden verzameld, kunnen leiden tot de identificatie van een bepaalde persoon. Ook deze informatie vormt persoonsgegevens.

Resillion verwerkt persoonsgegevens tijdens ons recruitmentproces, bijvoorbeeld wanneer u een specifieke functie aanvraagt (direct of spontaan) of zich registreert op een jobbeurs of evenement.

Resillion verzamelt alleen persoonlijke gegevens die nodig zijn, en eventuele aanvullende persoonlijke gegevens alleen met uw toestemming.

Wij verwerken de volgende soorten persoonlijke gegevens tijdens het recruitmentproces:

• Naam, voornaam, initialen;
• Titel;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Thuisadres en postcode;
• CV (die uw geslacht en geboortedatum kan bevatten); LinkedIn-URL;
• LinkedIn-URL;
• Referenties
• Verificatie van academische en beroepskwalificaties
• Registratie in het justitieel systeem
• Indien u bent uitgenodigd om deel te nemen aan een test of assessment, dan wordt de informatie die u tijdens dergelijke tests of assessments verstrekt, in de vorm van antwoorden, evenals uw uiteindelijke resultaten, scores en/of persoonlijke profielkenmerken, waaronder uw persoonlijkheidskenmerken en soepele competenties (zoals het vermogen om binnen een team te werken, creativiteit, assertiviteit, betrouwbaarheid, aanpassingsvermogen), logisch redeneren, prestatievermogen, taalvaardigheid, kennisniveau of soortgelijke informatie, afhankelijk van het type functie waarvoor we op zoek zijn, of specifiek voor de lokale markt.;
• Uw mening en opmerkingen over het recruitmentproces;
• Interviewschema's

3. Ons wettelijke basis om uw persoonlijke gegevens te verwerken

Om mogelijke kandidaten te vinden, vertrouwen we op gerechtvaardigd belang als juridische grond voor het verzamelen van informatie over een functie. We zullen dit alleen doen als we zeker weten dat we contact met u opnemen. We verwerken deze gegevens uitsluitend voor wervingsdoeleinden om geschikte kandidaten te vinden en delen deze niet met derden.

Bij gebruikmaking van het rechtmatig belangbeginsel zullen wij altijd uw privacybelangen afwegen tegen onze zakelijke belangen en uw persoonlijke gegevens verwerken wanneer:

• Het zoeken naar potentiële kandidaten voor een baan en het onderhouden van contact met hen;
• Het managen van bestaande kandidaten;
• Het uitvoeren van verplichte veiligheids- of privacyaudits.

Als we moeten vertrouwen op toestemming om uw gegevens op legale wijze te verwerken, zullen we uw toestemming vragen via e-mail of via een online proces (via SmartRecruiters). Voor de specifieke activiteit waarvoor we toestemming nodig hebben, moet u mogelijk ook een specifieke en expliciete toestemming hebben gegeven voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens voor andere specifieke doeleinden.

U kunt uw toestemming intrekken of een verzoek tot verwijdering van uw persoonlijke gegevens indienen (in overeenstemming met de GDPR / UK GDPR) door contact met ons op te nemen (zie het gedeelte “Contact met ons opnemen” hieronder).

4. Ons recruitmentproces

Om potentiële kandidaten voor een baan te vinden, kunnen we gebruikmaken van directe zoekopdrachten, onze “Community of Talent” en vacaturebeurzen/evenementen.

Directe zoekopdrachten worden uitgevoerd via platforms zoals LinkedIn. Wanneer de potentiële kandidaat interesse toont om bij Resillion te werken, worden zijn/haar persoonlijke gegevens bewaard zolang het sollicitatieproces loopt of er sprake is van wederzijdse interesse in het aangaan van een arbeidsovereenkomst.

Potentiële kandidaten die geschikt kunnen zijn voor Resillion, maar niet direct beschikbaar zijn, zullen worden toegevoegd aan onze “Community of Talent” nadat zij hun expliciete toestemming hebben gegeven om hun persoonsgegevens voor dit doel te bewaren. We kunnen hen telefonisch of per e-mail contacteren voor interessante vacatures.

De zelfde regels gelden voor potentiële kandidaten die tijdens jobbeurzen of evenementen worden gesproken.

Werkzoekenden kunnen ook rechtstreeks solliciteren op onze openstaande vacatures die op onze website of externe websites worden gepubliceerd; zie hierover de relevante informatie. privacybeleid op de website.

Bij het interviewen van sollicitanten moeten de betrokkenen de persoonlijke gegevens van de sollicitant ter voorbereiding inzien. Na het interview(s) ontvangen de sollicitanten feedback over het resultaat. Deze feedback wordt ook opgeslagen.

In geval van klachten of geschillen over het contact- of wervingsproces, worden uw persoonlijke gegevens bewaard tijdens de behandeling van deze klachten en geschillen. Zodra duidelijk is dat een klacht of geschil is opgelost, worden de voor dat doel opgeslagen persoonlijke gegevens verwijderd. Zie de paragraaf “Bewaring van uw gegevens”.

5. Het delen van persoonlijke gegevens

Wij zullen uw persoonlijke gegevens uitsluitend gebruiken voor het recruitmentproces en voor eventuele arbeidsovereenkomsten. Er vindt geen overdracht van persoonlijke gegevens naar derde landen of internationale organisaties plaats. Uw persoonlijke gegevens worden niet aan andere ontvangers verstrekt, tenzij expliciet aanvullend toestemming wordt gevraagd en tenzij dit nodig is voor het volgende als onderdeel van het recruitmentproces voor kandidaten.

Wij stellen kandidaten voor aan klanten voor vaste dienstverbanden, tijdelijke dienstverbanden of zelfstandige professionele contracten. De uitwisseling van persoonsgegevens van onze kandidaten en de contracten van onze klanten is een fundamenteel en essentieel onderdeel van dit proces.

We gebruiken een externe dienstverlener (verwerker) om de persoonlijke gegevens te hosten en hebben de passende verwerkings- en andere overeenkomsten met die derde partij afgesloten die garandeert dat de gegevens veilig en correct worden verwerkt.

We kunnen ook persoonlijke gegevens nodig hebben voor veiligheids- of privacyaudits of om een onderzoek te doen naar een beveiligingsrisico of klacht.

Resillion zal geen persoonsgegevens die tijdens het recruitmentproces zijn verstrekt, openbaren voor direct marketingdoeleinden of aan andere derde partijen.

6. Bewaring van uw gegevens

We begrijpen onze wettelijke plicht om accurate gegevens te bewaren en bewaren alleen persoonsgegevens zolang we deze nodig hebben voor onze legitieme zakelijke doeleinden en zolang u ermee akkoord gaat dat wij dit doen. Daarom hebben wij een beleid voor gegevensbewaring en voeren we regelmatige gegevensverwijderingsprocedures uit om gegevens te verwijderen waarvoor we geen legitiem zakelijk belang meer hebben om deze te bewaren.

Voor niet-geaccrediteerde kandidaten en wanneer geen toestemming wordt gegeven, worden de persoonsgegevens binnen vier (4) weken na het einde van het sollicitatieproces verwijderd, of binnen vier (4) weken nadat er vier (4) weken geen contact is geweest, het laatste wat zich voordeed.

Als de kandidaten toestemming hebben gegeven, zal Resillion hun persoonlijke gegevens na één (1) jaar verwijderen, tenzij ze hun toestemming intrekken of hun toestemming opnieuw voor een jaar verlengen.

Resillion houdt hun toestemming bij met de hulp van SmartRecruiters.

Als u een contract aangaat met Resillion, permanent of anderszins, zijn wij wettelijk verplicht uw gegevens te bewaren gedurende 6 jaar na beëindiging van het contract.

7. Bescherming van persoonlijke gegevens

Wij hebben fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen geïmplementeerd om de veiligheid van uw persoonlijke gegevens te waarborgen tegen onrechtmatige of toevallige vernietiging, ongeoorloofde openbaarmaking van gegevens, wijziging, verlies of ongeoorloofd toegang.

8. Uw rechten als betrokkene

Volgens de wet kunt u ons vragen welke informatie we over u hebben, een kopie ervan aanvragen en ons vragen deze te corrigeren als deze onjuist is.

In de gevallen waarin wij uw gegevens verwerken om te voldoen aan contractuele verplichtingen, kunt u ons vragen een kopie van deze gegevens te verstrekken.

Als u van mening bent dat wij uw gegevens niet op wettige wijze gebruiken, kunt u ons vragen deze niet langer te gebruiken. In bepaalde omstandigheden heeft u mogelijk het recht om ons te vragen uw persoonlijke gegevens te verwijderen.

Om een verzoek per e-mail, post of telefoon in te dienen, gebruikt u de hierboven vermelde contactgegevens.

U kunt uw rechten uit hoofde van de EU- en UK-GDPR uitoefenen en ons vragen om:

• toegang tot uw persoonlijke gegevens;
• rectificatie van uw persoonlijke gegevens;
• een kopie van uw persoonlijke gegevens;
• informatie of beperking van de verwerking van uw persoonlijke gegevens, inclusief geautomatiseerde besluitvorming en profilering (in deze privacyverklaring wordt deze informatie verstrekt, maar u kunt mogelijk nog andere vragen hebben);
• om de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken (let op: wij streven naar een minimale gegevensverwerking);
• om onvolledige informatie te vervolledigen wanneer dit nodig is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt;
• Uw persoonlijke gegevens te verwijderen en het verwerken ervan te stoppen.

Als u een verzoek of vraag heeft over de verwerking van uw persoonlijke gegevens, kunt u contact met ons opnemen. Zie de “Neem contact met ons op”sectie.”.

Als u een klacht heeft over ons gebruik van uw gegevens, willen wij graag dat u dit eerst bij ons aangeeft om de kans te krijgen deze te verbeteren. U kunt ook contact opnemen met de gegevensbeschermingsautoriteiten:

Voor een lijst van de toezichthoudende autoriteiten voor gegevensbescherming in de EER en hun contactgegevens, zie: https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en

De Britse informatiecommissaris kan worden benaderd via de gegevens op https://ico.org.uk/make-a-complaint of telefonisch: +44 (0) 303 123 1113.

9. Contacteer ons

Als u vragen heeft of als u gebruik wilt maken van een van uw individuele rechten, kunt u contact met ons opnemen:

• Per e-mail: [email protected]
• Per post:
  • Resillion Belgium NV, Corda Campus, Kempische Steenweg 303, 3500 Hasselt, België (nummer van de Kamer van Koophandel: 0471.560.055)
  • Resillion UK Limited, 22 Gas Street, Birmingham, Engeland, B1 2JT (nummer van de vennootschap: 05556060)

Om uw individuele rechten uit te oefenen, zijn wij verplicht uw identiteit te verifiëren. Daarom kunnen wij aanvullende informatie van u vragen om uw identiteit te bevestigen.